Die Zukunft der (hybriden) Arbeitswelt – Teil 1: Wie lautet Ihr Organisationskonzept für die neue Realität?

Diese dreiteilige Serie widmet sich der neuen Arbeitsrealität, welcher Unternehmen mit dem Abklingen der Pandemie und der optionalen Rückkehr ins Büro gegenüberstehen. Wir möchten Anregungen für die Bereiche Organisation, Arbeitstools und Unternehmenskultur/Mitarbeiterbindung geben – anhand von Beispielen vom Umgang anderer Unternehmen mit der Situation, insbesondere unseres eigenen Unternehmens Prophet, sowie durch konkrete Handlungsempfehlungen.

Im nun folgenden, ersten Teil werden wir auf die Organisation des hybriden Arbeitsmodells eingehen.

The Times They Are A-Changin‘ – Willkommen in der „Zeit danach“

Die Pandemie hat unsere Lebens- und Arbeitswelt fundamental verändert. Wir haben gelernt, von zu Hause zu arbeiten, unsere Kollegen und Kunden virtuell zu treffen. Wir reisen kaum noch, arbeiten meist von zuhause und haben uns an das permanente Abstandhalten mehr oder weniger gewöhnt.

Nun gibt es Hoffnung auf Besserung – den Impfstoffen sei Dank. Welche pandemiebedingten Veränderungen werden uns bleiben, wie wird sich die Arbeitswelt künftig präsentieren? Oder fallen wir schnell wieder in die alten Verhaltensmuster der Vor-Corona-Zeit zurück, kommen täglich ins Büro, steigen in den Flieger oder die Bahn, um Messen zu besuchen und Kunden zu treffen? Kurz: Sieht die „Zeit danach“ so aus, wie von meinem Kollegen Jan Döring zu Beginn der Pandemie prognostiziert?

The times they are a-changin’, meint nicht nur Bob Dylan. Meine Prophet-Kollegen und ich erwarten, dass es keinen Weg zurück zum Früher geben wird, sondern sich eine neue Ära – nennen wir sie „hybride Arbeitswelt“ – einstellt, eine Kombination aus digitalen und analogen Momenten und Arbeitsabläufen, deren Mixtur individuell gemischt und den Bedürfnissen von Arbeitgebern und Arbeitnehmern gerecht wird.

Das Büro verschwindet nicht einfach so. Es wird nur anders aussehen und eine mehr kommunikative und besondere Rolle für die Kultur spielen. Wie also können wir von den jüngst erzielten und erprobten Veränderungen profitieren und in Unternehmen die Bedingungen für remote und analog arbeitende Teams verbessern, um so attraktiv für die besten Talente der Welt zu werden? An welchen Stellschrauben sollten wir drehen?

Das hybride Organisations-Modell als neue Arbeitsrealität

Die „remote only“-Zeit nähert sich nun in vielen Unternehmen dem Ende. Für mehr als ein Jahr hat das traditionelle Büro pandemiebedingt in vielen Branchen an Bedeutung verloren und die des Homeoffice entsprechend zugenommen. Und tatsächlich setzen nun etliche Konzerne wie Siemens oder Opel dank guter Erfahrungen und wohl auch aus Gründen der Kostenreduzierung dauerhaft auf die Arbeit aus dem Heimbüro, wollen es zur Regel machen. SAP erlaubt seinen Mitarbeitern Homeoffice zu jeder Zeit und auch Porsche-Mitarbeiter dürfen künftig zwölf Tage pro Monat von Zuhause arbeiten. Und der Reisekonzern TUI macht allen Beschäftigten in der Zentrale in Hannover Homeoffice-Angebote, Friedrich Joussen tauscht gar sein CEO-Büro gegen eine offene Arbeitsfläche mit Vorstandskollegen.

Steht also das Ende des herkömmlichen Büros bevor? Nein, die großen US-Technologiekonzerne, die eigentlich für Remote Work gut aufgestellt sind, steuern bereits um und sichern sich etwa in New York die besten Immobilien: Facebook mietet das ehemalige, staatliche Postgebäude der Metropole. Apple greift sich die ehemalige Zentrale des Handelshauses Macy’s. Und Google investiert 250 Millionen Dollar für weitere Büros im hippen Manhattan.

Aber natürlich werden auch in diesen Unternehmen nicht alle Menschen wieder ins Büro drängen – schon gar nicht täglich. Niemand möchte zwei Stunden im Stau stehen, um dann im Büro E-Mails zu lesen. Das Büro bekommt eine neue Rolle. Es wird mehr zum Ort des Treffens und der Kommunikation und weniger des standardisierten Arbeitens, eine Art Begegnungsstätte, wo Menschen diskutieren, denken, an Visionen arbeiten und gemeinsam Erfolge feiern können. Sie leben zusammen die Unternehmenskultur.

Intelligente Unternehmen pilotieren jetzt neue Organisations-Konzepte

Intelligente Unternehmen sehen dies als Gelegenheit für die Verbesserung der Employee Experience und gleichermaßen als Chance, die eigene digitale Transformation voranzutreiben. Erreicht werden kann das durch eine Mischung aus Pilotierung und „Learning by doing“. Prophets neues Büro in New York ist derzeit das erste, in dem das „Office Reimagine“ Konzept umgesetzt werden soll. Die gewonnenen Learnings zu idealem Office Setup, optimiertem Design und Aufteilung der Arbeitsbereiche etc. werden dann an die anderen Büros weitergegeben, so dass diese ggfs. gleich einen Schritt weiter gehen können.

Doch wie entwickelt man so ein „Office Reimagine“ Konzept? Um das zu erreichen, sollte man zuallererst ermitteln, welche internen Arbeitsabläufe auch dann virtuell bleiben könnten, wenn das Social Distancing gelockert wird. Das Konzept sollte den Mitarbeitern darüber hinaus genügend Handlungsspielraum für deren individuelle Bedürfnisse einräumen. Das bedeutet konkret:

• Ermitteln Sie, welche Arbeitsabläufe in der Remote-Zeit gut funktioniert ha Nutzen Sie hierfür die vorhandenen Möglichkeiten der bereits verstärkt genutzten, digitalen Tools. So kann man beispielsweise anhand der Microsoft-Anwendungen auswerten, welche Kommunikationskanäle wie genutzt wurden, wie viel Zeit die Mitarbeiter in Meetings verbracht haben und wie viel Zeit für die produktive Abarbeitung der Aufgaben übrigblieb. Darüber hinaus sollten Mitarbeiter dazu befragt werden, welche Arten von Arbeit sie lieber per E-Mail, Anruf, Video oder vor Ort erledigen würden. Lassen Sie diese Erkenntnisse in das Konzept für die neue Arbeitsrealität einfließen.
• Etablieren Sie im Zuge dieser ‚Erstdiagnose‘ feste Messgrößen, befragen Sie Ihre Mitarbeiter kontinuierlich dazu, bewerten und optimieren Sie das Konzept in regelmäßigen Abständen.
• Schaffen Sie ein modulares Arbeitsmodell mit Handlungsspielraum für jeden einzelnen Mitarbeiter, denn die Lebensrealität eines jeden Kollegen ist einzigartig. Es könnte etwa aus zwei verpflichtenden Tagen Office und drei Tagen optionaler Remote Work bestehen. Montags kommen bspw. alle ins Büro, um die neue Woche zu planen, mit den Kollegen zu diskutieren und auch das Zusammensein als Team zu fördern. Dies ist insbesondere auch für neue Kollegen relevant, um wirklich im Unternehmen „anzukommen“. Aus dem Homeoffice werden später viele Aufgaben abgearbeitet.